PRIVACYBELEID VOOR KLANTEN
Doel
Dit beleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van klanten van de groep Vansteeland(1) (hierna “Vansteeland” of “wij”).
Dit beleid is bedoeld om uit te leggen wat volgt aan onze huidige, toekomstige en vroegere klanten (hierna gezamenlijk “klanten” of “u” genoemd) :
- De soorten persoonsgegevens die wij verzamelen;
- De omstandigheden waarin wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken;
- De redenen waarom wij uw persoongegevens verzamelen;
- Hoe wij uw persoonsgegevens verwerken.
Verbintenis
Wij moeten uw persoonsgegevens kunnen verwerken om u onze producten en diensten te kunnen leveren. Wij waarderen het dat u ons uw persoonsgegevens toevertrouwt en beschouwen uw privacy als een essentieel onderdeel van onze dienstverlening.
Om uw persoonsgegevens te beschermen en u als klant toch een meerwaarde en een betere en veiligere rijervaring te kunnen bieden, houden wij ons aan de volgende principes.
Vrije keuze
Uw persoonsgegevens behoren u toe. Wij streven ernaar om geen aannames te doen met betrekking tot uw privacyvoorkeuren en om onze diensten zodanig vorm te geven dat u zelf kunt kiezen of u uw persoonsgegevens met ons wilt delen.
Evenwicht in belangen
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is om een rechtmatig belang na te streven en wanneer dat belang zwaarder doorweegt dan de noodzaak om uw privacy te beschermen, kunnen wij bepaalde persoonsgegevens verwerken zonder uw uitdrukkelijke toestemming te vragen. Voor bijkomende informatie zie rubriek ‘toestemming’.
Wij zullen oordelen of een dergelijk rechtmatig belang bestaat op basis van de potentiële voordelen voor en de veiligheid van onze klanten en het grote publiek.
(1) De groep Vansteeland omvat alle juridische entiteiten hierna genoemd : Vansteeland nv en Vansteeland Truck Rent nv.
Evenredigheid
Vansteeland tracht enkel die persoonsgegevens van klanten te verwerken die gepast, relevant en niet overdreven zijn in verhouding tot het doeleinde waarvoor ze werden verzameld.
Transparantie en veiligheid
Vansteeland gelooft in transparantie als het gaat om de vraag welke persoonsgegevens we verwerken en met welk doel we dit doen. Ook voor ons is het van vitaal belang om uw persoonsgegevens te beschermen, omdat het een van de kernwaarden van Vansteeland is om datgene te beschermen wat voor u belangrijk is.
Naleving van de wetgeving
In overeenstemming met zijn beleid leeft Vansteeland alle toepasselijke wetten, regels en voorschriften inzake privacy en gegevensbescherming na waar de groep actief is. Indien nodig zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens, zoals zij wordt beschreven in dit beleid, aanpassen aan de toepasselijke wetgeving.
Definities
De volgende termen uit dit beleid hebben de betekenis die er aan gegeven wordt in de Europese Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Bijgevolg :
‘Voor de verwerking verantwoordelijke’: de natuurlijke of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of enig ander lichaam die, respectievelijk dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
‘Verwerker’: de natuurlijke of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of enig ander lichaam die, respectievelijk dat ten behoeve van de voor de verwerking verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;
‘Persoonsgegevens’: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (hierna “betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online indicator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit;
‘Verwerking’: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; en
‘Bijzondere persoonsgegevens’: persoonsgegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, of het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt, alsook de verwerking van gegevens die de gezondheid of het seksuele leven betreffen.
Gegevensverzameling
Wanneer u de diensten van Vansteeland gebruikt, binnen of buiten een voertuig of in andere contacten met Vansteeland, bijvoorbeeld via onze website, is het mogelijk dat u ons informatie verstrekt over uzelf of uw voertuig. Wij kunnen dergelijke informatie ook verkrijgen via onze diverse vestigingen en onderhoudstechnici of andere derde partijen. Het kan om de volgende informatie gaan (‘door de klant verstrekte persoonsgegevens’):
- Uw contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, enz);
- Demografische informatie (leeftijd, burgerlijke stand, gezinssamenstelling, enz);
- Informatie over uw voertuig (voertuigidentificatienummer (VIN), model, aankoopdatum, onderhoudsgeschiedenis enz);
- Locatiegegevens die voortvloeien uit uw activiteiten (navigatieassistentie, zoekopdrachten, delen van locatie enz);
- Gegevens aangaande uw aankoop en gebruik van onze aangeboden producten en diensten (uw voorkeuren en instellingen als klant, aankoopgeschiedenis, enz);
- Gegevens noodzakelijk voor uw aanvraag en/of gebruik van aanverwante diensten door ons aangeboden (financiering, leasing, enz).
Uw voertuig zal ook automatisch gegevens verzamelen in verband met het voertuig en zijn omgeving. Dat zijn hoofdzakelijk technische gegevens die niet direct gerelateerd zijn aan u als persoon. Die gegevens (‘door het voertuig geregistreerde gegevens’) worden meestal aan het voertuigidentificatienummer (VIN) gekoppeld en kunnen op die manier tot u worden herleid. Het voertuig kan onder andere de volgende gegevens registreren:
- Veiligheidsgegevens (of airbags of gordelspanners werden ingeschakeld, of de deuren en ramen al dan niet vergrendeld zijn enz);
- De werking van de systemen (motor, gaspedaal, stuur, remmen enz);
- Rijgegevens (snelheid, gebruik van rem- en gaspedaal, stuurbewegingen, enz);
- Locatiegegevens (de positie van het voertuig bij een ongeval enz); en
- Gegevens over de omgeving (temperatuur buiten de auto, afbeeldingen enz).
In de handleiding van het voertuig vindt u eveneens informatie over bepaalde door het voertuig geregistreerde gegevens.
Wij zijn bijzonder voorzichtig en treffen bijkomende maatregelen wanneer wij gevoelige persoonsgegevens verzamelen en verwerken, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Voor zover persoonlijke identificatienummers en kredietkaartnummers worden opgeslagen door Vansteeland, worden zij eveneens beschouwd als gevoelige gegevens. Het is mogelijk dat volgens de toepasselijke wetgeving ook andere gegevens als gevoelige persoonsgegevens moeten worden behandeld. De toepasselijke wetgeving kan in bepaalde gevallen beperkingen opleggen voor de verwerking van locatiegegevens.
Kennisgeving
Voor zover wettelijk verplicht of in functie van de praktische haalbaarheid zullen wij u, wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen of registreren, het volgende verstrekken : (1) specifieke informatie over het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens ; (2) de identiteit van derden aan wie de gegevens kunnen worden doorgegeven ; (3) andere informatie die nodig kan zijn om uw rechten te vrijwaren.
Bovenstaande informatie kan bijvoorbeeld worden verstrekt wanneer u een voertuig koopt, in het infotainmentsysteem van het voertuig, in mobiele applicaties ontwikkeld door Renault Trucks of in een overeenkomst tussen u en Renault Trucks.
Toestemming
Voor zover wettelijk verplicht of in functie van de praktische haalbaarheid zullen wij uw toestemming vragen alvorens uw persoonsgegevens te verzamelen of te gebruiken. Die vraag om toestemming zal duidelijk geformuleerd zijn en zal u redelijke argumenten aanreiken om uw beslissing op te baseren. U kunt uw toestemming steeds intrekken, bijvoorbeeld door een bepaalde dienstverlening op te zeggen of door contact op te nemen met Vansteeland via het adres dat verder wordt vermeld bij ‘Informatie en toegang’.
De door het voertuig geregistreerde gegevens kunnen worden verzameld en gebruikt (1) door technici om defecten in voertuigen op te sporen en te repareren tijdens hun onderhoud, (2) door de afdeling productontwikkeling van Renault Trucks, onder andere om de kwaliteit en veiligheid van de voertuigen te verbeteren, (3) om de garanties bij Renault Trucks aan te vragen en te beheren en (4) om te voldoen aan wettelijke voorschriften.
Wanneer wij door het voertuig geregistreerde gegevens verzamelen of gebruiken met deze doeleinden of op grond van vergelijkbare rechtmatige belangen van Renault Trucks, zullen wij u doorgaans niet om toestemming vragen, tenzij wij het noodzakelijk achten gezien de specifieke omstandigheden of de toepasselijke wetgeving.
Derde partijen van Vansteeland
Vansteeland legt strikte regels op aangaande de naleving van gegevensbescherming in zijn overeenkomsten met derde partijen. Vansteeland en zijn derde partijen zijn echter afzonderlijke rechtspersonen en wij zijn niet aansprakelijk als die andere rechtspersonen de toepasselijke wetgeving niet naleven.
Het is mogelijk dat u toegang krijgt tot applicaties en andere diensten, die verband houden met een voertuig maar door een derde partij worden geleverd, en waarvoor bijvoorbeeld locatiegegevens en andere door het voertuig geregistreerde gegevens moeten worden doorgegeven aan die derde partij. Vansteeland is niet aansprakelijk voor de verzameling of het gebruik van persoonsgegevens in applicaties of diensten van derde partijen en raadt u aan om de toepasselijke voorwaarden (en eventuele privacyverklaringen) van die applicaties of diensten nauwgezet door te nemen alvorens ze te gebruiken. Als u vragen hebt over het gebruik van uw persoonsgegevens door een bepaalde derde partij, dan dient u direct contact op te nemen met die derde partij.
Gebruik van gegevens
De persoonsgegevens die Vansteeland over u en uw voertuig verzamelt, worden onder meer gebruikt:
- Om u producten en diensten te leveren, bijvoorbeeld om na te gaan of u in aanmerking komt voor bepaalde aankopen en diensten en om u betere aanbiedingen en ervaringen voor te stellen;
- Om u te informeren over actualiseringen van of wijzigingen in onze producten en diensten, met inbegrip van maar niet beperkt tot wijzigingen in onze algemene voorwaarden en beleidslijnen;
- Om u te informeren over nieuwe producten, diensten en evenementen;
- Om ondersteuning en diensten te verstrekken voor uw voertuig (garantie, terugroeping enz); – Om ons aanbod en onze communicatie met klanten te evalueren en te verbeteren; – Om te voldoen aan de wettelijke voorschriften.
In de meeste gevallen kunt u ervoor kiezen om uw persoonsgegevens niet door ons te laten gebruiken, door uw voorkeuren bij te werken of door een bepaalde service op te zeggen. U kunt ook uw toestemming voor verwerking intrekken door contact op te nemen met Vansteeland via het adres dat verder wordt vermeld bij ‘Informatie en toegang’ of door onze aanwijzingen te volgen. Tenzij de toepasselijke wetgeving anders voorschrijft, kunt u doorgaans niet afzien van de verwerking van uw persoonsgegevens :
- in verband met bepaalde vormen van verzameling en verwerking van door het voertuig geregistreerde gegevens
- wanneer wij ze nodig hebben om u belangrijke kennisgevingen te sturen, zoals wijzigingen in onze algemene voorwaarden en beleidslijnen of wanneer een product wordt teruggeroepen ; – wanneer wij ze nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
Bewaring
Wij zullen uw persoonsgegevens enkel bijhouden zolang dat nodig is om te voldoen aan de doeleinden beschreven in dit beleid of voor de doeleinden waarover u op een andere manier werd geïnformeerd.
Met andere woorden, wanneer u toestemming geeft om uw persoonsgegevens door ons te laten verwerken, zullen wij uw gegevens bijhouden in overeenstemming met de gegeven toestemming tijdens de duur van de klantrelatie en/of totdat u uw toestemming intrekt. Wanneer u uw toestemming intrekt, kunnen we niettemin bepaalde persoonsgegevens bijhouden gedurende de wettelijk voorgeschreven periode en om onszelf te verdedigen in juridische geschillen. Als wij u geen toestemming hebben gevraagd voor de verwerking, houden wij de gegevens enkel bij gedurende de wettelijk toegelaten periode.
Kwaliteit van de gegevens
Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, trachten wij nauwkeurige en actuele gegevens te gebruiken. Wij zullen trachten om onnauwkeurige of onvolledige gegevens te wissen of te corrigeren. Zie verder onder rubriek ‘Informatie en toegang’ voor meer informatie omtrent uw recht om de nauwkeurigheid van uw persoonsgegevens in ons bezit na te gaan.
Informatie en toegang
Zoals vermeld in bovenstaande rubriek ‘Kennisgeving’ kunnen wij u specifieke informatie bezorgen omtrent onze verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij dergelijke gegevens verzamelen of registreren.
U hebt het recht om eenmaal per jaar gratis informatie aan te vragen over (1) welke van uw persoonsgegevens wij verwerken, (2) waar de persoonsgegevens worden verzameld, (3) het doel van de verwerking en (4) met welke ontvangers of soorten ontvangers de persoonsgegevens werden gedeeld. U kunt die informatie aanvragen in een door u ondertekend schrijven, waarin u uw naam, adres en bij voorkeur ook uw e-mailadres verstrekt. U hebt ook het recht om ons te vragen incorrecte gegevens over u te corrigeren, af te schermen of te wissen. Stuur uw aanvragen naar : Vansteeland, t.a.v. Data Protection Officer, Rijksweg 28-30, 8870 Izegem of dpo@vansteeland.be.
Wij zullen uw aanvragen zo goed en zo snel mogelijk afhandelen. Aanvragen om persoonsgegevens te wissen zijn onderhevig aan de toepasselijke wettelijke voorschriften. Wanneer de toepasselijke wetgeving voorziet in een administratieve vergoeding voor het uitvoeren van een dergelijke aanvraag, is het mogelijk dat Vansteeland een vergoeding aanrekent.
Beveiliging
Vansteeland treft de gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen vernietiging, hetzij per ongeluk, hetzij onrechtmatig, tegen verlies, vervalsing, niettoegelaten verspreiding of toegang, en tegen enige andere vorm van onwettige verwerking. Wij stellen alles in het werk opdat deze maatregelen een passend beveiligingsniveau garanderen gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich brengen.
Bekendmaking aan derden
Vansteeland kan uw persoonsgegevens delen :
- met alle entiteiten van de groep Vansteeland;
- met Renault Trucks, om aanbiedingen voor producten en diensten en andere communicaties aan u mee te delen;
- met samenwerkingspartners en andere derde partijen indien u ervoor hebt gekozen om services van hen te ontvangen of hun toestemming hebt verleend om persoonsgegevens op te vragen bij bv. Renault ;
- met andere zakenpartners, die in opdracht van ons werken, om aanbiedingen voor producten en diensten en andere communicaties aan u mee te delen, of voor onderzoek en ontwikkeling;
- met hulpverleners, zoals de politie en pechhulpverleners en ambulancevervoer, voor het aanbieden van gerelateerde services ;
- in verband met de verkoop of overname van een entiteit of activa van Vansteeland;
- indien wettelijk verplicht, bijvoorbeeld in verband met een onderzoek, geschil of andere gerechtelijke processen of verzoeken van de overheid; en
- wanneer wij ter goeder trouw geloven dat bekendmaking nodig is om onze rechten te beschermen, bijvoorbeeld om mogelijke overtredingen van onze algemene voorwaarden te onderzoeken en om fraude of andere beveiligingskwesties te detecteren, voorkomen of openbaren.
Entiteiten van Vansteeland die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van uw persoonsgegevens, zullen uw persoonsgegevens doorgaans enkel doorgeven aan derden als u daar toestemming voor hebt gegeven. Tenzij wij oordelen dat uw toestemming noodzakelijk is gezien de specifieke omstandigheden of de toepasselijke wetgeving, kunnen wij in de volgende situaties uw persoonsgegevens delen zonder uw toestemming:
- door het voertuig geregistreerde gegevens die worden verwerkt voor andere doeleinden dan de bescherming of ontwikkeling van onze producten en diensten, of om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen;
- overdracht van uw persoonsgegevens tussen verschillende entiteiten van Vansteeland;
- overdracht van uw persoonsgegevens aan leveranciers die intern diensten verlenen aan Vansteeland;
- situaties waarin openbaring wettelijk verplicht is; en
- situaties waarin openbaring noodzakelijk is wegens de rechtmatige belangen van Vansteeland
(bijvoorbeeld om onze wettelijke rechten te beschermen, zoals hierboven wordt beschreven).
Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan derden of andere entiteiten van Vansteeland, zullen wij beslissen of daar bijkomende beveiligingsmaatregelen voor nodig zijn.
Gegevenswerwerking in onze naam
Enkel werknemers en leveranciers van Vansteeland die gegevens nodig hebben om ze in onze naam te verwerken en die op grond van een overeenkomst verplicht zijn om uw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te behandelen, krijgen toegang tot uw persoonsgegevens. Wij trachten die diensten voor gegevensverwerking te kiezen die de integriteit van uw persoonsgegevens ten opzichte van derden het best vrijwaren.
Marketing
Wij zullen uw persoonsgegevens niet verkopen of verhandelen aan derden, tenzij u daar toestemming voor geeft.
Wij zullen uw persoonsgegevens niet delen met derden voor marketingdoeleinden, tenzij u daar toestemming voor geeft. Als u in die zin toestemming hebt gegeven, maar niet langer marketingmateriaal van een derde wenst te ontvangen, dient u direct met die derde partij contact op te nemen.
Wij kunnen u informatie verstrekken over nieuwe producten, diensten, evenementen of vergelijkbare marketingactiviteiten. Als u zich wilt uitschrijven voor een bepaalde digitale nieuwsbrief of vergelijkbare communicatie, dient u de instructies in de betreffende communicatie te volgen.
Websites en cookies
Elke website van Vansteeland die openstaat voor onze klanten heeft een online privacyverklaring en verstrekt informatie over ons gebruik van cookies.
Wij raden u aan om de toepasselijke verklaringen en informatie te lezen en in overweging te nemen wanneer u onze websites bezoekt.
Wijzigingen
Vansteeland behoudt zich het recht voor om dit beleid van tijd tot tijd te wijzigen. Wanneer wij wijzigingen aanbrengen in dit beleid of in de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken, zullen wij een bijgewerkte versie van dit beleid verstrekken.